Formulare und Informationen
Hier findet ihr alle wichtigen Formulare und Informationen zur Abrechnung für eure bewilligten Fördermittel. Bitte schaut welche Erstattungsart für euch zutreffend ist und verwendet die jeweiligen Formulare und Vorgaben zur Einreichung.
Wichtig: Die Frist zur Einreichung der Unterlagen ist der 31. Juli 2025.
1. Reisekostenerstattung:
a) Dienstreiseantrag (deutsch/englisch)
b) Deckblatt Reisekostenabrechnung (deutsch/englisch)
c) Belege (eure Bewilligung, Buchungen für An- und Abreise, Unterkunft, Teilnahmegebühren, Zusagen und Bestätigungen für weitere Fördermittel bei Kofinanzierungen ect und alle Zahlbelege)
d) optional: falls eure Reise noch stattfindet, könnt ihr auf Grundlage der Bewilligung eine Abschlagszahlung in Höhe von 80% der voraussichtlichen Reisekosten vor Antritt der Reise einreichen. Das Fomular findet ihr hier (deutsch/englisch).*
Einreichung:
Bitte alle Dokumente ausfüllen und ggf. unterschreiben und anschließend mit den Belegen per Antwort-Email auf die Bewilligungszusage an uns senden. Bitte beachtet, dass bei Reisekostenerstattungen 3 PDF Dokumente eingereicht werden müssen (1 pdf Dienstreiseantrag, 1 pdf Deckblatt und 1 pdf mit allen Belegen). Wir prüfen die Reisekostenabrechnung auf Vollständigkeit und reichen diese per Email zur Abrechnung bei der Reisestelle ein. Hierbei werdet ihr jeweils in cc gesetzt, damit ihr über den Bearbeitungsstand informiert seid.
*zu d) Ausnahme: Abschlagszahlungen für Reisen. Hier sendet ihr uns bitte 2 PDF Dokumente (1 pdf Dienstreiseantrag und 1 pdf Abschlagszahlung) per Antwort-Email auf die Bewilligungszusage. Wir prüfen den Antrag auf Vollständigkeit und reichen diese per Email zur Abrechnung bei der Reisestelle ein. Hierbei werdet ihr jeweils in cc gesetzt, damit ihr über den Bearbeitungsstand informiert seid. Nach der Reise erfolgt zusätzlich eine reguläre Reisekostenabrechnung zur Erstattun des Restbetrages anhand der Punkte a bis c wie oben!
2. Erstattungsantrag:
Dieser Antrag wird für die Erstattung von Druckkosten, Lektorat, Sprachkurs, Aufwandsentschädigung oder Veröffentlichungskosten etc. verwendet. Bitte beachtet, dass ihr als Angestellte der HU (auch studentische Mitarbeiterinnen) den Antrag für HU-Interne verwendet und ansonsten den Antrag für HU-Externe.
a) Erstattungsantrag HU-Intern oder HU-Externe
Einreichung:
Bitte den ausgefüllten und unterschriebenen Erstattungsantrag mit allen Belegen per Antwort-Email auf die Bewilligungszusage an uns senden. Bitte beachtet, dass bei Erstattungsanträgen 1 PDF Dokument eingereicht werden muss welches den Antrag sowie alle Belege (Rechnung, Auftragsbestätigung, Zahlbelege etc) enthält. Wir prüfen den eingereichten Antrag auf Vollständigkeit und reichen diesen zur Genehmigung bei der Fakultätsleitung sowie zur anschließenden Erstattung bei der Kasse ein.
Solltet ihr Fragen haben sind wir natürlich per Email für euch erreichbar!
Viele Grüße
Julia Bersch & Jennifer Häseling-Mayer